Intranet voor een landelijke zorgorganisatie
Eén centrale plek voor ruim vijftig vestigingen: interne communicatie, documentbeheer, een aantoonbaar geborgd RI&E-proces en telefoonbeheer, gebouwd als maatwerk webapplicatie en jarenlang doorontwikkeld.
Het probleem
Een landelijke zorgorganisatie met ruim vijftig vestigingen had geen centrale plek voor interne communicatie en documentbeheer. Documenten werden per mail rondgestuurd, raakten zoek of kwamen niet bij de juiste mensen terecht. Nieuws bereikte medewerkers onregelmatig. En het wettelijk verplichte RI&E-proces (risico-inventarisatie en -evaluatie) was niet geborgd: er was geen manier om te zien welke risico's nog open stonden of wie eraan moest werken.
De oplossing
Een op maat gebouwd intranet dat alle vestigingen samenbrengt op één plek. Met een rollen- en rechtensysteem bepaalt de organisatie precies wie toegang heeft tot welke informatie, per vestiging of functie. Nieuws wordt centraal gepubliceerd en automatisch als mailing verstuurd aan de juiste medewerkers.
Daarnaast is een volledige RI&E-module ontwikkeld, functioneel zo zelfstandig dat het als apart product had kunnen staan. Het systeem bewaakt actief de voortgang: medewerkers zien direct welke risico's nog behandeling vereisen, en het is technisch onmogelijk om een risico onbehandeld te laten. Volledig versiebeheer zorgt voor een sluitende audittrail.
Tot slot is een module gebouwd voor het beheer van doorgeschakelde telefoonlijnen via de VoIP-centrale. Medewerkers zetten lijnen door of terug, en kunnen dat voor een vaste periode vooruit inplannen.
Het resultaat
Documenten staan op één plek, bereikbaar voor wie ze nodig heeft. Interne communicatie verloopt gestructureerd. En het RI&E-proces is aantoonbaar geborgd: geen open risico's die door de mazen glippen.
